De flesta svenskar har stor erfarenhet av affärsmöten. Men denna mötesvana hjälper inte nödvändigtvis när man vill göra affärer i Tyskland. Där gäller det andra regler och kutym för hur du diskuterar och fattar beslut. Ninni Löwgren från Tysk-Svenska Handelskammaren i Sverige har skrivit en affärsguide om tysk affärskultur. Hon ger tips på hur du som svensk övertygar på ett möte i München, Meissen eller Mannheim.

I Sverige är det inte ovanligt att man flera gånger i veckan sätter sig för att diskutera olika projekt som man jobbar med. Alla som är inblandade får komma med idéer och förbättringsförslag, diskussionen är ganska fri och öppen.

 – Det är en mardröm för en tysk att ständigt prata igenom allt med alla. De tycker att det finns en mötesinflation in den svenska affärskulturen, säger Ninni Löwgren som har hållit i många interkulturella workshops och tagit del av erfarenheter från både tyskar och svenskar.

Konsensus inte lika viktig i Tyskland

I Tyskland vill man däremot ha så få och så effektiva möten som möjligt där man kommer fram till ett tydligt resultat. Man är inte lika angelägen om att involvera alla medarbetare och hitta ett konsensus som i Sverige.

 – En tysk chef stävar efter att hitta den bästa lösningen i en beslutsprocess och pratar inte om ”alternativ” och ”kompromisser”eller en lösning som accepteras av alla. Hon eller han tycker att det är helt okej att fatta detta beslut uppifrån och kommunicera det som ett bindande arbetsdirektiv nedåt.

I sin affärsguide citerar Ninni Löwgren en tysk chef på en stor internationell koncern som hade svårt att förstå möteskulturen när han kom till Sverige. 

– I början av min tid i Sverige förstod jag inte vem som egentligen fattar besluten. Olika lösningsförslag tas upp inom ett team där de sedan diskuteras och ett alternativt väljs ut utan att det finns med någon synlig beslutsfattare i rundan. Vi tyskar upplever denna process som långsam och inte beslutskraftig.

"Ta reda på vilket mandat du har att ta beslut"

Att det finns skillnader mellan svenska och tyska affärsmöten upplevde även Helen Richenzhagen som är försäljnings- och marknadschef på munhygienföretaget TePe i Malmö. Hon har under femton år byggt upp TePes verksamhet i Tyskland. Helen Richenzhagen lärde sig snabbt att tyskar gärna vill avsluta ett möte med ett konkret resultat. Därför är hennes råd:  

– Din affärspartner har tagit sig tid att träffas och är väl förberedd. Då förväntar hon eller han sig samma sak från dig. Ta i förväg reda på vilket mandat du har att fatta beslut i sittande möte, säger försäljningschefen. För tyskarna är det viktigt att du inte behöver återkoppla med din chef hemma i Sverige i en förhandling utan kan ge ett besked direkt.

För att lyckas med ett möte är det därför bra att känna till de oskrivna reglerna som finns för möten i Tyskland. Tysk-Svenska Handelskammarens Ninni Löwgren har fem tips till svenskar som ska möta sina tyska affärspartner.

Fem förhandlingstips

Tips 1: Förbered dig

Inför mötet med dina affärspartner är det viktigt att sitta på all relevant kunskap. Hur mycket kan vi tänka oss att gå ner i pris? Vilka avtal måste skrivas? Vilka försäljningssiffror måste jag ha i huvudet? Då det tyska affärslivet är väldigt resultatinriktad krävs det att du kan din sak. Det uppfattas som mycket oprofessionellt om du inte är väl insatt i temat som ska diskuteras på mötet.

Tips 2: Skicka ut en agenda

”Ordnung muss sein” - ordning är en förutsättning. Tyskar älskar struktur och tydlighet, oavsett om ni träffas för att diskutera en produktlansering, ett distributörsavtal eller något så lättsamt som nästa sommarfest. Det är vanligt i Tyskland att man skickar ut en agenda med alla punkter som ska diskuteras. Då vet alla vilka frågor de måste förbereda sig för och ungefär hur mycket tid som ska ägnas åt de olika punkterna.

Tips 3: Träffa dem som fattar beslut

Det är viktigt att möta rätt personer när du vill göra affärer i Tyskland. Om du vill boka in ett möte måste du ta reda på vem som är ansvarig för just den frågan som du vill diskutera. Då arbetslivet i Tyskland fortfarande är ganska hierarkiskt måste du ha följande klart för dig: Vilka personer befinner sig på rätt beslutsfattande nivå? Det kan uppfattas som fräckt att bjuda in de som är för högt upp eller för långt ner i hierarkin..

Tips 4: Kom fram till ett resultat

 I Tyskland är man alltid på jakt efter den optimala lösningen. Tysken gillar inte möten där man bara pratar utan att komma fram till något. De identifierar ett problem, diskuterar möjliga lösningar och sedan väljs det alternativet som verkar mest lovande. Om du har ett möte med en tysk beslutfattare vill hon eller han helst avsluta med ett bindande beslut. Man är ju chef för att man ska bestämma, tänker många tyskar. Förutom att finna problemlösningar hör just beslutsfattande till jobbet.

Tips 5: Anteckna resultaten

Det är mycket vanligt i Tyskland att alla relevanta beslut protokollförs. Ofta utses en person som antecknar allt viktigt från mötet: Vem ska göra vilken uppgift till vilken deadline? Protokollet skickas sedan ut per mejl till alla som var på mötet och även till dem som kanske inte hade möjlighet att delta på mötet. Och glöm inte: Deadlines är heliga i Tyskland, förseningar accepteras inte.

Läs mer om detta ämnet i Dagens Nyheters artikel "Gör inte bort dig på affärsmötet".