Få branscher drabbades lika hårt av pandemin som event- och mötesbranschen. Samtidigt lockade den expressartade digitaliseringen fram både kreativitet och framåtanda. Men hur kommer möteskulturen se ut när pandemin med alla dess restriktioner så sakteliga ebbar ut?

Året med corona ritade om spelplanen i många delar av samhället. En bransch som upplevde en omfattande förändring var besöksnäringen, där konferensverksamheten är en central del. Aktörerna tvingades kavla upp ärmarna och ställa om, särskilt som efterfrågan och kraven på digitala möten och hybridlösningar gick från noll till hundra på kort tid. Utvecklingen tycks vara här för att stanna, exempelvis meddelade Grand Hôtel nyligen att en ny hybridstudio i världsklass kommer slå upp portarna i mitten av augusti.

Tysk-Svenska Handelskammaren fick en trend- och lägesrapport från Jörgen Dyssvold, mötesproducent och omvärldsbevakare på eventbyrån Herr Omar.

Tysk-Svenska Handelskammaren: Du har arbetat i mer än 25 år med möten och event – hur skulle du sammanfatta utvecklingen vi ser just nu?

Jörgen Dyssvold: Pandemin har ändrat förutsättningarna för alla oss som arbetar med event och möten, både på kund- och leverantörssidan. De största skillnaderna blir att majoriteten event och möten blir kortare, med färre på plats fysiskt, och mer genomarbetade. Vi tror också att det kommer bli krav på att kunna delta på distans. Om det fungerade under pandemin blir det svårt att hitta argument för varför det inte skulle gå efter den. För den som kollar med chefen om man får åka på en konferens eller mässa i en annan stad eller annat land kommer den första motfrågan bli om man inte kan delta på distans. Man kommer inte förvänta sig att det ska vara gratis, men inte heller att det kostar lika mycket som att delta fysiskt.

Hur ser du på den närmaste framtiden för branschen?

I den akuta fas vi befunnit oss i och som kommer vara några månader till är det naturligt att fokusera på de hot och utmaningar pandemin innebär och kommer medföra. Men den öppnar också för en hel del nya möjligheter som den med lite nyfikenhet och kreativitet kan dra nytta av. Framtiden ser hyfsat ljus ut för de som har modet att testa och utveckla nya affärsmodeller, produkter och tjänster.

Har förväntningarna på digitala möten och events förändrats under året som gått?

Definitivt. Som jag ser det är den digitala smekmånaden över. I snart ett år har vi stått ut med oförberedda möten, dåliga kameror, undermåligt ljus, mikrofoner som ger allt annat än ett rent ljud, brist på ledarskap, inga uttalade regler och så vidare.

"Då behöver man vara förberedd på att deltagarna inte längre kommer vara lika förlåtande."

Det har vi gjort för att vi respekterat att situationen var ny för alla och att restriktioner eller smittorisker inte gav andra alternativ. Nu är det inte nytt längre och snart kan åtminstone några personer samlas för att tillsammans åstadkomma proffsigare möten. Då behöver man vara förberedd på att deltagarna inte längre kommer vara lika förlåtande.

Vilka trender är här för att stanna och vilka framgångskoncept skulle du vilja lyfta?

Jag är övertygad om att optionen att kunna prenumerera på serier av events blir viktig, likaså möjligheten till fördjupningar, extramaterial eller där man genom omröstningar och annat kan vara med och styra vad som händer ”på scenen”.

Många tvekar inför att öppna för distansdeltagande, eftersom man utgår från att de som tidigare varit på plats fysiskt och betalat bra för biljetten inte ska välja det billigare eller kostnadsfria distansalternativet. De flesta som testat har upplevt motsatsen, att distansdeltagarna är helt nya och många fler.

"Det kan finnas hundra på plats men flera tusentals på distans."

Det kan finnas hundra på plats men flera tusentals på distans.

Branschen förändras ständigt och vägen till framgång är inte självklar, men jag skulle vilja lyfta följande:

• Distanstittarpartyn

Tillsammanstittande var en trend vi presenterade redan för tre år sedan. Det handlar om att man samlas hemma eller på lokal för att titta på opera, TED Talks, film, tv-serier eller annat tillsammans med andra. På Herr Omar är vi stolta över att vara först i världen med att lansera watchparties där man kan delta i event tillsammans, utan att behöva vara på samma ställe fysiskt.

• Maten blir tillval (både på plats och på distans)

Före pandemin erbjöd man mat eller fika till alla, men oftast bara ett alternativ som alla fick hålla till godo med. Det resulterade bland annat i massor av ätlig mat som kasserades, eftersom många på plats valde bort den. Efter pandemin kommer troligen maten erbjudas som tillval och med fler alternativ.

• Regionala hubbar

Istället för att alla ska resa till en och samma destination kommer fler konferenser att delas upp och arrangeras parallellt på olika platser i landet eller världen, uppkopplade mot varandra och med en mix av direktsänt och förproducerat innehåll. Destinationer kommer att tävla om att bli regionala hubbar och anläggningar behöver anpassas för att kunna fungera som arenor som kan kopplas upp mot andra på andra platser.

• Vissa event kommer arrangeras bara i PR-/marknadsföringssyfte

När Göteborgs Filmfestival arrangerade bioföreställningar med enbart en i publiken kan det knappast ha varit en lönsam affär. Men de helsidor det genererade i New York Times och andra medier kompenserade säkert väl de höga produktionskostnaderna. Event i syfte att enbart få medial, viral eller social uppmärksamhet kommer garanterat bli vanligare.

• Destinationer blir produktions- och inspelningsplatser

När fler event blir hybrider eller satelliter, med några hundra på plats och tusentals på distans, kommer platsmarknadsföringen i själva eventet bli viktigare. Destinationerna kommer tävla om att få vara platsen ett stort hybridevent sänds från, eller vara regional hubb i ett satellitevent. När storlek på anläggningar och antal hotellrum får mindre betydelse kommer små och mellanstora destinationer kunna vara med och tävla på lika villkor som de stora.

Hela rapporten finns att hämta kostnadsfritt på www.herromar.se/trender  

Bland Tysk-Svenska Handelskammarens medlemsföretag som erbjuder hybridlokaler och eventlösningar finns:

• Meetech
• Elite
• Grand Hôtel
• Scandic

Du kan också kontakta Tysk-Svenska Handelskammarens eventteam om du vill arrangera gemensamma event eller uppdragsevent.