Events und Konferenzen im Wandel: So könnte die Zukunft der Branche aussehen
15.07.2021
Kaum ein Wirtschaftszweig wurde von der Coronapandemie so stark getroffen wie die Veranstaltungs- und Tagungsbranche. Gleichzeitig hat die erzwungene schnelle Umstellung auf digitale Formate sowohl Kreativität als auch Pioniergeist gefördert. Doch wie wird unsere Meetingkultur aussehen, wenn die Pandemie mit all ihren Einschränkungen so langsam abklingt?
Corona hat die Karten in vielen Bereichen von Wirtschaft und Gesellschaft neu gemischt. Insbesondere das Gastgewerbe, für das Konferenzen und Tagungen einen erheblichen Teil des Umsatzes ausmachen, hat einen starken Wandel durchlebt. Viele Unternehmen waren gezwungen, sich anzupassen und pragmatische Lösungen zu finden – schließlich war die Nachfrage nach digitalen Meetings und Hybrid-Lösungen in kurzer Zeit von null auf hundert gestiegen. Auch die Ansprüche an Online-Treffen wurden nach und nach immer höher – ein Trend, der anzuhalten scheint. Das Stockholmer Grand Hôtel eröffnet etwa im August sein mit der neuesten Technik ausgestattetes Hybridstudio.
Die Deutsch-Schwedische Handelskammer hat Jörgen Dyssvold, verantwortlich für Tagungen und Trendmonitoring bei der Eventagentur Herr Omar, gefragt, wie die Zukunft der Veranstaltungsbranche aussehen kann.
Deutsch-Schwedische Handelskammer: Sie sind seit über 25 Jahren im Bereich Meetings und Events tätig. Wie würden Sie die aktuelle Entwicklung zusammenfassen?
Jörgen Dyssvold: Die Pandemie hat die Rahmenbedingungen für alle, die mit Events und Meetings arbeiten, verändert – sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite. Die größten Unterschiede bestehen darin, dass die meisten Veranstaltungen und Treffen kürzer und durchgetakteter geworden sind und weniger Personen vor Ort teilnehmen. Wir glauben, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch zukünftig die Option haben wollen, aus der Ferne dabei sein zu können. Da dies während der Pandemie meist gut funktioniert hat, wird es schwierig sein, Argumente dafür zu finden, warum es nicht auch danach klappen sollte. Wer eine Geschäftsreise zu einer Konferenz oder Messe in einer anderen Stadt oder einem anderen Land mit der Chefin oder dem Chef abstimmen muss, sollte sich künftig auf die direkte Gegenfrage gefasst machen, ob nicht auch eine digitale Teilnahme möglich ist. Niemand wird erwarten, dass die Online-Alternative kostenlos ist, aber der gleiche Preis wie bei Vor-Ort-Events wird nicht akzeptiert werden.
Wie schätzen Sie die nächste Zeit für die Branche ein?
Noch befinden wir uns in der akuten Phase, was sicherlich noch einige Monate so bleiben wird. Da ist es selbstverständlich, sich auf die Herausforderungen zu konzentrieren, die die Pandemie mit sich gebracht hat und noch bringen wird. Gleichzeitig eröffnet die Situation viele neue Möglichkeiten, was insbesondere für neugierige und kreative „Doer“ von Vorteil ist. Die Zukunft sieht rosig aus für diejenigen, die den Mut haben, neue Geschäftsmodelle, Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln und zu testen.
Haben sich die Erwartungen an digitale Meetings und Events innerhalb des letzten Jahres verändert?
Auf jeden Fall. Aus meiner Sicht stehen digitale Veranstaltungen mittlerweile nicht mehr unter Welpenschutz. Fast ein Jahr lang haben wir unvorbereitete Meetings, schlechte Kameras, minderwertiges Licht, Mikrofone, die alles andere als einen sauberen Klang liefern, und mangelhafte Führung ertragen. Wir haben akzeptiert, dass es keine festgelegten Regeln gab.
„Man muss sich darauf einstellen, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer künftig nicht mehr so nachsichtig sein werden.“
Dies haben wir getan, weil wir respektiert haben, dass die Situation für alle neu war und es wegen der geltenden Einschränkungen oder des Infektionsrisikos keine Alternativen gab. Jetzt ist all dies aber nicht mehr neu und bald können sich zumindest einige Leute versammeln, um gemeinsam dafür zu sorgen, dass Meetings und Veranstaltungen professioneller ablaufen. Daher muss man sich darauf einstellen, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer künftig nicht mehr so nachsichtig sein werden.
Welche Trends sind gekommen, um zu bleiben und welche Erfolgskonzepte möchten Sie hervorheben?
Ich bin überzeugt davon, dass Veranstaltungsreihen sich durchsetzen werden, etwa mit der Möglichkeit, diese zu abonnieren. Ähnlich sieht es für die Option aus, tiefer in die Materie einzusteigen, zum Beispiel durch die Bereitstellung von zusätzlichem Material. Darüber hinaus wird es wichtiger werden, das Publikum mit einzubeziehen, etwa durch Abstimmungen oder indem man anderweitig beeinflussen kann, was „auf der Bühne“ passiert.
Viele Anbieter zögern noch, ihre Veranstaltungen für eine Fernteilnahme zu öffnen. Sie wollen vermeiden, dass diejenigen, die bisher vor Ort waren und den vollen Preis für das Ticket bezahlt haben, die günstigere oder kostenlose Digital-Alternative wählen. Die meisten Anbieter, die es gewagt haben, haben jedoch das Gegenteil erlebt: Durch das Angebot einer Teilnahme auf Distanz konnten neue Teilnehmergruppen gewonnen werden und die Zahl der Anmeldungen hat sich erhöht. Es können Hunderte vor Ort teilnehmen, aber Tausende online.
„Es können Hunderte vor Ort teilnehmen, aber Tausende online.“
Die Branche verändert sich ständig und der Weg zum Erfolg ist nicht klar vorgezeichnet. Dennoch möchte ich die folgenden Konzepte und Trends hervorheben:
- Die digitale Watch-Party
Diesen Trend haben wir bereits vor drei Jahren vorgestellt. Es geht darum, sich zu Hause oder an einem anderen Ort zu versammeln, um sich gemeinsam etwa Opern, TED-Talks, Filme oder Fernsehserien anzuschauen. Wir bei Herr Omar waren weltweit die ersten, die digitale Watch-Partys lanciert haben, bei denen Sie gemeinsam an Veranstaltungen teilnehmen können, ohne am selben Ort sein zu müssen – und darauf sind wir stolz.
- Optionale Verpflegung (sowohl vor Ort als auch auf Distanz)
Vor der Pandemie wurde Veranstaltungsteilnehmerinnen und -teilnehmern oft eine Mahlzeit, Snacks oder Kaffee angeboten, doch gab es meist nur eine Option. Dies hat unter anderem dazu geführt, dass große Mengen an Lebensmitteln weggeworfen werden mussten, da viele auf das Angebot verzichtetet haben. Nach der Pandemie wird Verpflegung vermutlich optional und mit mehr Wahlmöglichkeiten angeboten werden.
- Regionale Hubs
Anstatt dass alle zu ein- und demselben Platz reisen, werden Konferenzen aufgeteilt und parallel an verschiedenen Orten des Landes oder der Welt veranstaltet werden. Die einzelnen Veranstaltungen werden dann miteinander verbunden und bestehen aus einem Mix aus Live- und vorproduzierten Inhalten. Unter den Destinationen wird ein Wettbewerb darum entstehen, regionales Drehkreuz zu werden. Dabei müssen Konferenzzentren und ähnliche Anlagen angepasst werden, um mit anderen Arenen an anderen Orten verbunden werden zu können.
- Veranstaltungen zu reinen PR-/Marketingzwecken
Das Göteborger Filmfestival hat letztes Jahr Kinovorführungen mit nur einem einzigen Zuschauer veranstaltet – das war wohl kaum ein profitables Geschäft. Aber die Berichterstattung, die die Aktion in der New York Times und anderen Medien generierte, hat die hohen Produktionskosten sicherlich relativiert. Veranstaltungen, die ausschließlich darauf abzielen, mediale, virale oder soziale Aufmerksamkeit zu erhalten, werden künftig garantiert noch häufiger stattfinden.
- Destinationen werden zu Produktions- und Aufnahmeorten
Da immer mehr Veranstaltungen zu Hybriden oder Satelliten werden, mit einigen hundert Teilnehmerinnen und Teilnehmern vor Ort und Tausenden, die aus der Ferne dabei sind, wird die Vermarktung der Destination immer wichtiger werden. Als Destination wird man darum konkurrieren, der Ort zu sein, von dem aus ein großes Hybrid-Event übertragen wird oder der als regionales Drehkreuz bei einem Satelliten-Event dient. Wenn so die Größe der Konferenzanlage und die Zahl der Hotelzimmer an Bedeutung verlieren, werden kleine und mittlere Destinationen in der Lage sein, sich auf Augenhöhe mit den großen zu bewegen.
Der komplette Bericht über die Zukunft der Eventbranche kann kostenfrei über herromar.se/trender (auf Schwedisch) bestellt werden.
Folgende Mitgliedsunternehmen der Deutsch-Schwedischen Handelskammer bieten Räumlichkeiten für hybride Veranstaltungen und andere Eventlösungen an:
Möchten Sie mit Ihrem Unternehmen ein Event in Auftrag geben oder gemeinsam mit der Deutsch-Schwedischen Handelskammer eine Veranstaltung organisieren? Wenden Sie sich gern an unser Eventteam.
