Den tyske chefen reagerade på tystnaden på kontoret när han först kom till Sverige. Den svenske chefen förvånades över tolv hierarkinivåer i det bolag han just börjat jobba för i Tyskland. Två företagsledare och en coach bjöd på sina erfarenheter när Tysk-Svenska Handelskammaren tillsammans med Stockholm Convention Bureau arrangerade en näringslivskväll i München den 15 oktober.

Paneldiskussionen som modererades av journalisten Karin Bock-Häggmark handlade om skillnader mellan tysk och svensk affärskultur och hur dessa ibland orsakar onödiga missförstånd.

Över 80 personer kom till BMW Pavillon på Lenbachplatz i München för att lyssna på svensken Richard Bader, vd för tyska reseförsäkringsgruppen ERV (Europäische Reiseversicherung AG) med säte i München, tysken Ulrich Link, General Manager på Lufthansa i Skandinavien, Finland och Baltikum med placering i Stockholm, samt svensk-tyska Ninni Löwgren, avdelningschef på Tysk-Svenska Handelskammaren och författare till boken "Din guide till tysk affärskultur/Der schwedisch-deutsche Businessführer".

Kulturkrockar i början

– Mitt första intryck när jag kom till Sverige var tystnaden på kontoret. Har det hänt någon katastrof? Eller varför är alla så tysta, undrade jag. Sedan insåg jag att alla arbetar, tyst men flitigt, sade Ulrich Link.

För Richard Bader var det den strikta hierarkin som var den största överraskningen när han, med tysk pappa, kom till Tyskland i början av 1990-talet.

– Jag hade inte direkt någon plan som nyutexaminerad från högskolan, men hamnade 1991 i den tyska försäkringsbranschen. Där förvånades jag över att det var så många hierarkiska nivåer i bolaget, sade Richard Bader.

Strukturerna i svensk organisation inte alltid greppbar

Ninni Löwgren, som växte upp i Tyskland med en svensk mamma, har lång erfarenhet av coachning i tysk och svensk affärskultur. Hon beskriver svenska företagsstrukturer som något mer komplicerade än tyska.

– I Sverige är beslutsvägarna i en organisation ofta inte dokumenterade i ett organisationsschema och de mer informella beslutsstrukturerna kompletterar de mer formella. Som icke-svensk kan det vara svårt att veta vem du ska kontakta på ett företag.

Den platta organisationsstrukturen förvånade Ulrich Link under hans första tid i Sverige.

– I Sverige hjälper chefen till att ta bort kaffekopparna efter möten. Det är överhuvudtaget mycket möten, men det fattas beslut och är effektivt.

Men det går att förändra hierarkierna i en organisation även i Tyskland, menade Richard Bader.

– När jag efter en tid i Sverige återvände till Tyskland som chef ville jag förändra hierarkin. Det går. Idag hämtar jag mitt kaffe själv!

Effektivitet på olika sätt

I många fall kan effektiviteten vara högre i Sverige, menade paneldeltagarna. Ulrich Link nämnde personnumret som ett exempel på svensk effektivitet.

– Du får ett nummer på tio siffror när du flyttar till Sverige och med det kan du göra allt. Ska du hyra skidor i fjällen behöver du bara säga ditt nummer så vet expediten din adress och hur gammal du är – transparensen är extremt mycket högre i Sverige. Men jag är inte så säker på att personnummer skulle fungera i Tyskland.

Ninni Löwgren bekräftade att Sverige är ett mer öppet samhälle, vilket innebär att i princip alla har tillgång till samma information.

– Vare sig det gäller kontakten med myndigheter eller företag har du ett mer öppet direktutbyte av information och det är mindre byråkrati tack vare personnumren. I tysk affärskultur ses dock information som en konkurrensfördel som ger dig ytterligare ett kort i rockärmen i förhandlingar och därför hanterar man den med försiktighet.

Rädsla att göra fel

Bristen på information och löpande feedback har lett till en rädsla att göra fel i tysk affärskultur vilket är ett problem för näringslivet i stort, menade Bader.

– Vi har inte lyckats etablera en kultur i tyska företag som är öppen på riktigt. Detta är något vi måsta jobba med. Istället för en kultur som bygger på rädsla behöver vi en utpräglad fel- och feedbackkultur. En sådan lägger grunden för den innovationskultur som krävs av dagens företag

Link höll med om att det är något positivt att få konstruktiv feedback.

– Det är något man lär sig mycket på och så hanteras misstag bäst, inte efter hur väl man lyckas nå sina mål. En svensk är extremt saklig och kompetent i sin feedback men man försöker ändå ge det en positiv vinkling.

Löwgren menade att kommunikationen mellan svenskar däremot kan innehålla lite väl mycket konjunktiv och budskap ”mellan raderna” och att tyskar är mer tydliga och direkta i sina tilltal.

Arbetet flyter ihop med fritiden

Ett annat ämne under diskussionen var hur pass väl tyskar och svenskar skiljer på arbete och fritid. Richard Bader menade att det hänger tätt ihop med hur samhället är organiserat.

– I Sverige har arbete inte samma ställning som i Tyskland. Avgörande för effektivt arbete är inte om du är närvarande på jobbet i Sverige. Kontorslokaler är också helt annorlunda utformade än i Tyskland med öppna loungeytor för umgänge och samtal. Familjen har en annan prioritet i Sverige, eftersom du kan jobba hemifrån och samtidigt vara med familjen. Ofta får du mejl från svenskar på kvällstid när barnen har lagt sig.

Denna syn på flexibel arbetstid tycker Ulrich Link fungerar utan problem.

– Om en medarbetare är hemma med sjuka barn fortsätter de att arbeta från hemmakontoret och det fungerar väldigt bra. Och inte sällan ställer sig någon upp på ett möte för att meddela att de måste avvika för att skjutsa barn till fotbollsmatchen. Det handlar om ömsesidigt förtroende att arbetet ändå blir gjort.

– Oavsett på vilken nivå du befinner dig i inom företaget måste man få ihop sitt livspussel. Resultatet är viktigast, inte hur du når det, förklarade Ninni Löwgren.

Dra lärdomar av varandra

Innan diskussionen avslutades ställde moderator Karin Bock-Häggmark frågan vad tyska chefer kan lära sig av svenska chefer. Richard Bader svarade med tre enkla punkter:

– Att lyssna, visa respekt och ha tålamod.

Och vad kan svenska chefer lära av tyska?

– Det kan behövas lite mer pepp i den svenska ledarskapskulturen. Man behöver inte vara så utslätad och lagom hela tiden, sade Ulrich Link.

Diskussionen avrundades av Ninni Löwgren.

– Tyskar och svenskar har många likheter också, annars skulle vi inte klara av att jobba så bra tillsammans. Men det gäller att känna till våra rötter som ligger till grund för vår affärskultur – kunskapen om dessa gör det så mycket enklare att göra affärer med varandra och undvika missförstånd.