Die Coronapandemie verändert und digitalisiert die Arbeitswelt. Ist die nötige technische Ausrüstung vorhanden, kann der Arbeit in vielen Berufen örtlich flexibel nachgegangen werden. Aktuell überlegen viele Arbeitnehmer in Deutschland, ihr Homeoffice nach Schweden zu verlegen. Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer dabei beachten müssen, beantwortet unsere Leiterin des Bereichs Recht Dr. Kerstin Kamp-Wigforss im Interview.

Deutsch-Schwedische Handelskammer: Können Arbeitnehmer in Deutschland ihre Tätigkeit im Homeoffice in Schweden nachgehen? Was muss beachtet werden?

Kerstin Kamp-Wigforss: Alles lässt sich lösen – allerdings muss Arbeitgebern bewusst sein, dass eine solche Umstellung verschiedene steuerliche und rechtliche Konsequenzen haben kann, die im Voraus geprüft und beachtet werden sollten. Hier dürfen Arbeitgeber das Thema nicht mit einer deutschen Sichtweise angehen. Die Tätigkeit eines Mitarbeiters in Schweden kann sich aus Sicht der schwedischen Finanzbehörde Skatteverket schnell zu einer ertragssteuerlichen Betriebsstätte entwickeln. Eine solche Betriebsstätte kann nach schwedischer Auslegung schon durch eine relativ geringe Tätigkeit im Homeoffice angesehen werden. Ein physisches Büro muss nicht vorhanden sein.* Zur Beurteilung des eigenen Sachverhaltes sollte unbedingt ein schwedischer Steuerrechtler befragt werden. Unsere Steuerabteilung kann dabei zum Beispiel behilflich sein.

Außerdem müssen (wenn es keine Entsendung ist) Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge in Schweden gezahlt werden – was mit Mehrkosten einhergeht. Hier kann unsere Lohn- und Gehaltsabteilung Hilfe leisten.

Was muss arbeitsrechtlich bedacht werden? Gilt der deutsche Arbeitsvertrag auch in Schweden?

Hält sich der Arbeitnehmer überwiegend im Ausland aus, greift innerhalb der EU die Rom I-Verordnung. Diese regelt, dass bei Arbeitnehmern, die sich überwiegend im Ausland aufhalten, die Schutzregelungen des jeweiligen Landes gelten, sollten diese für den Arbeitnehmer vorteilhafter sein. Sinn und Zweck ist, dass alle Arbeitnehmer, die sich in einem Land aufhalten, dieselben Mindestbedingungen haben sollen.

Das schwedische Arbeitsrecht unterscheidet sich vom deutschen und beinhaltet einige Schutzbestimmungen, die für den Arbeitnehmer günstiger sind: Zum einen gilt in Schweden das Kündigungsschutzgesetz bereits von Tag 1 an – im Unterschied zu Deutschland, wo der Kündigungsschutz erst ab sechs Monaten greift. Das schwedische Kündigungsschutzgesetz gilt auch für Unternehmen, die z.B. nur einen Mitarbeiter beschäftigen, während in Deutschland die Kleinbetriebsklausel gilt.

Zum anderen ist vielen deutschen Arbeitgebern ebenfalls nicht bekannt, dass das schwedische Urlaubsgesetz in weiten Teilen vorteilhafter für den Arbeitnehmer ist als das deutsche. Beschäftigt man einen Mitarbeiter dauerhaft in Schweden mit einem Arbeitsvertrag nach deutschem Recht, finden nach der Rom I-Verordnung auf den Arbeitsvertrag dann gleichzeitig deutsches und schwedisches Arbeitsrecht Anwendung. Dies ist eine unsichere Lösung, die zu Problemen führen kann. Das Lohnbüro in Schweden muss den Urlaub nach schwedischen Regeln behandeln, um nicht gegen das zwingende schwedische Recht zu verstoßen. Für eine rechtssichere und korrekte Lösung empfehlen wir daher, einen neuen Arbeitsvertrag nach schwedischem Recht aufzusetzen. Wir im Bereich Recht arbeiten regelmäßig mit der Erstellung von zweisprachigen Arbeitsverträgen nach schwedischem Recht.

Handelt es sich bei der Homeoffice Tätigkeit in Schweden um eine Entsendung?

Nein, da eine Entsendung erfordert, dass Personal befristet ins Ausland geschickt wird, um entweder bei einem externen Auftraggeber eine Dienstleistung zu erbringen oder zeitlich beschränkt bei einer Niederlassung oder Tochtergesellschaft im Konzern tätig zu sein. Im ausländischen Homeoffice die Coronapandemie zu überwintern, ist also keine Form der Entsendung.

Liegt aber nach den genannten Punkten doch eine Entsendung vor, werden die Sozialversicherungsbeiträge weiter in Deutschland gezahlt, wenn eine A1-Bescheinigung der Krankenkasse vorhanden ist. Es ist aber wichtig zu wissen, dass der Arbeitgeber dann seinen Verpflichtungen nach dem schwedischen Entsendungsgesetz nachkommen muss. Dies beinhaltet unter anderem Meldepflichten in Schweden sowie die Einhaltung der Mindestbedingungen des schwedischen Arbeitsrechts. Eine Entsendevereinbarung nach deutschem Rech reicht dabei nicht.

Was würden Sie Arbeitgebern raten?

Zufriedene Mitarbeiter sind für ein Unternehmen wertvoll – handelt es sich also um einen Mitarbeiter, mit dem man langfristig zusammenarbeiten möchte, soll man es gerne versuchen. Man muss sich aber bewusst sein, dass erhöhte Kosten aufkommen werden. Es handelt sich um eine Kosten-Nutzen-Abwägung: Wenn es geschäftlich nicht nachteilig ist, die Arbeit gut digital ausgeführt werden kann und man die Kosten sowie den Aufwand nicht scheut, sollte man es probieren.

Was raten Sie Arbeitnehmern, die darüber nachdenken, ihren digitalen Arbeitsplatz nach Schweden zu verlegen?

Homeoffice kann sehr einsam sein. Für eine gute Integration in Schweden sollte unbedingt die Sprache gelernt und beherrscht werden. Außerdem sollte man bedenken, dass Einreise- und Quarantäneregelungen derzeit dazu führen können, dass man seinen kurzzeitigen Arbeitsplatz im Ausland möglicherweise nicht spontan verlassen kann. 

Deutsche Arbeitnehmer, die über diesen Schritt nachdenken, bitten wir an erster Stelle mit ihrem Arbeitgeber zu sprechen. Dieser kann sich im nächsten Schritt zwecks Beratung an uns wenden.

Die Deutsch-Schwedische Handelskammer unterstützt bei arbeitsrechtlichen Hürden, Steuer- und Lohn- und Gehaltfragen. Sprechen Sie uns an.

* Anmerkung: Im Mai 2022 gab die schwedische Finanzbehörde zu diesem Thema eine neue Stellungnahme ab, nach welcher keine ertragsteuerliche Betriebsstätte entsteht, wenn die Heimarbeit (in Schweden) auf dem Wunsch des Arbeitnehmers beruht und der Arbeitgeber kein wirtschaftliches Interesse und keinen Vorteil davon hat, dass der Arbeitnehmer im Home Office (in Schweden) arbeitet.